We get the job done!
Als beursbouwer gaan we met Alter Expo steeds tot het uiterste om onze klanten – de organisatoren van beurzen en congressen – zoveel mogelijk te ontzorgen. Zo kan de organisator zich op zijn beurt optimaal focussen op zijn klanten, de exposanten en de beursbezoekers. Hoe gaat Alter Expo echter te werk bij dat ontzorgen? Dat proberen we je in deze post uit te leggen.
Elke organisator wil een volle, perfect ingeklede beurshal mét tevreden exposanten en veel bezoekers. Vaak begint de inrichting van de beurshal met een wild idee, dat zo goed mogelijk het thema van de beurs/het congres beschrijft. Wat Alter Expo doet, is die wilde ideeën omzetten in een plan. We bekijken de haalbaarheid, zoeken de beste materialen uit en zorgen voor een goede samenhang in het complete verhaal.
Vanaf de offerte-fase wordt een vaste projectleider toegewezen, een vaste contactpersoon die meedenkt in het grotere verhaal. De projectleider maakt het beursplan op, en kent dit ook als z'n broekzak. In de ontwerp-fase moet over verschillende zaken worden nagedacht: hoe trekken we de juiste look & feel door in de volledige beurs; welke verschillende zones moeten geïntegreerd worden en hoe moeten die ingevuld worden; krijgen exposanten de vrije keuze qua standtype, of wordt er gekozen voor een vast concept; …
Tijdens de aanloopfase van de beurs kunnen we met onze webshop de organisator nog verder ontzorgen: exposanten kunnen online zowel hun stand, meubilair, tapijt, printwerk, elektriciteit,… op een eenvoudige manier bestellen. Onze shop kan perfect geïntegreerd worden in de website van de organisator, waardoor de “customer journey” voor de exposant nog makkelijker wordt.
Na de ontwerpfase worden alle bestellingen van de organisatie en de exposanten gebundeld, en maakt de projectleider samen met de planning een materiaallijst en gedetailleerd bouwplan op. In ons uitgebreid magazijn kunnen zowel herbruikbare items (wij proberen zo duurzaam mogelijk te werken) gekozen worden, als nieuwe items geproduceerd worden. Onze magazijniers laden met zorg de trailers, zodat alles op tijd en stond in de beurshal geraakt. Eens het materiaal op de beurs is, gaat onze perfect gebriefte werfleider – samen met zijn team - met het materiaal en de detailplannen aan de slag. De werfleider is het perfecte verlengstuk van de projectleider op de beursvloer: hij stuurt niet enkel zijn bouwteam aan, maar houdt ook de vinger aan de pols bij de organisator en de exposanten. Last minute wijzigingen of specifieke technische vragen zijn geen probleem: onze werfleiders en projectleiders zorgen voor flexibiliteit, maar ook voor zekerheid dat alles in orde komt. Onze D-day is de opening van de beurs!
Na de beurs gebeurt ook de afbouw strak gepland en gecoördineerd door ons ervaren team. Alles wordt netjes en zo snel mogelijk weer op de trailers geplaatst en teruggebracht naar ons magazijn. Tijdens en na de beurs vinden we het ook altijd fijn om te horen hoe de beurs is verlopen! Hoe reageerden de exposanten en bezoekers? Hebben we organisator én exposanten genoeg kunnen ontzorgen? Intern houden we steeds een debriefing, die erop gericht is om een volgende editie nóg beter te maken. Together we get the job done!